Nie wieder Protokoll schreiben: 4 KI-Meeting-Assistenten im Vergleich

Wer im Meeting mitschreibt, hört nur halb zu. KI-Meeting-Assistenten nehmen dir das ab: Sie transkribieren das Gespräch, erkennen Sprecher und fassen am Ende zusammen, was besprochen wurde. Wir haben uns vier bekannte Dienste angeschaut. Alle Angaben stammen von den offiziellen Websites, Stand 1. November 2026. Preise und Limits ändern sich oft, schau vor dem Start daher selbst noch einmal nach.

Otter: der Notizen-Assistent mit Coaching

Otter will laut eigener Aussage mehr können als Notizen. Das Tool bereitet dich vor dem Termin vor, gibt während des Gesprächs Live-Hinweise und schickt danach automatische Follow-ups in deine Tools.

Der kostenlose Plan „Basic“ umfasst laut Preisseite unter anderem:

• Zoom, MS Teams und Google Meet
• Live-Transkription mit Sprechererkennung
• KI-Chat innerhalb von Meetings und über mehrere Meetings hinweg
• 300 Transkriptionsminuten im Monat
• 3 Datei-Importe (Audio/Video) insgesamt
• Apps für iOS und Android

• Zu Otter

Fireflies: viele Sprachen, unbegrenzte Transkription

Fireflies transkribiert, fasst zusammen, durchsucht und analysiert laut Website Gespräche deines Teams. Es nennt mehr als 100 Sprachen, Sprechererkennung und automatische Spracherkennung von Meeting zu Meeting.

Der Plan „Free“ ist laut Anbieter dauerhaft kostenlos und enthält:

• unbegrenzte Transkription (mit Sternchen, also mit Bedingungen im Kleingedruckten)
• begrenzte KI-Zusammenfassungen
• 400 Minuten Speicher pro Team
• 20 KI-Credits
• Zoom, Google Meet, Teams und weitere
• Desktop-App, Mobile-App und Chrome-Erweiterung

• Zu Fireflies

tl;dv: mit Fokus auf Datenschutz in der EU

tl;dv erfasst Meeting-Notizen laut Website in 30 Sprachen, aktualisiert auf Wunsch dein CRM und entwirft die nächste Follow-up-E-Mail. Für Nutzer in Deutschland interessant: tl;dv wirbt damit, DSGVO-konform zu sein und Daten in der EU zu hosten und zu speichern.

Der kostenlose Plan für 0 € braucht keine Kreditkarte und enthält laut Preisseite unbegrenzte Videoaufnahmen und unbegrenzte Transkription in über 30 Sprachen.

• Zu tl;dv

Notta: Notizen mit Folien und Infografiken

Notta transkribiert, fasst zusammen und erstellt laut Website direkt Folien, Infografiken und Aufgabenlisten. Unterstützt werden 58 Sprachen. Auch Notta nennt sich DSGVO-konform.

Der Free-Plan für 0 € (ohne Kreditkarte) enthält laut Preisseite 120 Transkriptionsminuten im Monat, aber nur bis zu 3 Minuten pro Gespräch. Dazu kommen 50 Datei-Uploads und 10 KI-Zusammenfassungen im Monat. Zum Ausprobieren reicht das, für lange Meetings eher nicht.

• Zu Notta

Welcher Assistent passt zu dir?

• Du willst möglichst viele Minuten gratis: Fireflies oder tl;dv werben mit unbegrenzter Transkription im Gratis-Plan.
• Daten sollen in der EU bleiben: tl;dv nennt ausdrücklich Hosting und Speicherung in der EU.
• Vorbereitung und Live-Hinweise: Otter
• Ergebnis direkt als Folien oder Infografik: Notta

Ganz wichtig: Frag vorher!

Bevor du ein Meeting aufzeichnen lässt, müssen alle Teilnehmenden Bescheid wissen und einverstanden sein. In Deutschland ist das nicht nur höflich, sondern auch rechtlich wichtig. Ein kurzer Satz zu Beginn reicht oft: „Ist es okay, wenn mein Assistent mitschreibt?“

Ein paar weitere Tipps:

• Interne Daten: Kläre mit deinem Arbeitgeber, ob du solche Dienste nutzen darfst.
• Zusammenfassung prüfen: Lies die KI-Notizen gegen, bevor du sie verschickst. Namen und Zahlen werden gern falsch verstanden.
• Gute Tonqualität: Ein ordentliches Mikrofon verbessert jede Transkription.

Fazit

Alle vier Dienste kannst du kostenlos testen. Die Gratis-Pläne unterscheiden sich vor allem bei Minuten, Speicher und Zusammenfassungen. Probier zwei davon in echten Meetings aus und behalte den, der am besten zu deinem Alltag passt. Mehr Produktivitäts-Tools findest du in unserem Tool-Verzeichnis.